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　アパレルオンラインショップのバックオフィスシステムを構築する。（2014年のコラムのリライトです）

　オンラインショップの運営者のときの話。（前回はこちら）

　新しい仕事としてバックオフィス業務を担当することになりました。新しくオープンしたアパレルのオンラインショップのバックオフィスの担当です。

アパレルのショップはシステムが無く進んでいた

　アパレルのオンラインショップは立ち上げ直後でした。商品管理や発注・仕入れ、注文データの管理をエクセルで行っている状態です。他のショップはアクセスで管理をしていたのですが、オープンを優先していたのです。しかも、会社として初の「韓国からの直接仕入れ」を行っていました。仕入れ原価が為替によって変わったり、天候によって入荷日が変わったりします。はたまた文化の違いもあります。様々な要素が重なった中でオンラインショップを運営している状況でした。

　オンラインショップをオープンし、売り出してから気づいたことが多かったのです。管理している在庫のデータが合わない。発注した商品がいつ入荷してくるのかがわからない。きちんと発注が通っているのかもわからない。どのお客様が商品の入荷遅延で待っているのかわからない。いま思えば、開店直後の試行錯誤として「前に進むってこんな感じだよな」と割り切れる話です。しかし、そもそものシステムが無いのは恐怖でした。

　ただ、じゃあ、まこっちゃん、作って」。社長の要望としてはこれで終わりです。

バックオフィス業務の経験がここで活きた

　「どのくらいでシステムができる？」と聞かれたので、ひとまず1週間と答えました。想像はつきませんでしたが、1週間あれば何とかなりそうな気がしました。いままで、ダブルクリックで済ませていた仕組みを、1つ1つ紐解いて「ふむふむ、このクエリはこんな指示を出しているのか」「この関数を入れると、こういうことできるのね」と学んでいきました。アクセスの「選択クエリ・削除クエリ・追加クエリ」を覚えたのも、この時でした。入社から4年以上アクセスを触っていたのですが、クエリの名称も知りませんでした。

　受注処理や在庫管理、物流管理など、バックオフィス業務を過去に経験していたこともあって、バックオフィスにどんなフローが必要か、なんとなくわかっていたのは助かりました。既存システムを参考に、マスター・データベース、処理のシステムを構築します。そしてシステム構築の仕事が向いていたのか、4日ほどでひと通り完成させることができました。

バックオフィスシステムを構築できたことが自信に

　このシステムができた結果、「このお客様のこの商品が何枚予定より遅れていて、告知している納期はいつなので、いつまでに入荷すれば間に合う」というデータが即時で出せるようになりました。担当の女性スタッフに「ありがとうございました・・」と軽く涙目で言われ嬉しかったのですが、既存のシステムを真似ただけなので「すごく頑張った」感覚がありません。なので、心の中では「そんなに頑張ってないんだけどなぁ」と思っていました。

　既存システムの流用ながら、システムを自分で構築したことに自信を持ちました。そしてシステム構築への興味が芽生えていきました。社内のシステムの裏側を覗き、どのクエリがどんな指示を出しているのか。その中身を知っては、他の仕組みに活かすことはできないかを考えていました。

　そして、会社の難攻不落の課題である「在庫の自動引き当て」を完成できないか。そう考えたのです。

　つづきはこちら。

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