ECMJ(株式会社ECマーケティング人財育成)

4つのポイント!Googleカレンダーを活用したスケジューリング方法【no.0810】

 自分を成長させられるか否か、目標に到達できるか否かの大きなポイントはスケジューリングなのではないかと考えています。

自分の頭の中、進んでいくステップをスケジュール化

 もちろん、本質的な得手不得手があると思いますし、スケジュールに縛られたくないという性格の人もいると思います。スケジュールを組まなくても、やりたいと思っていること、やらなくちゃと思っていることに向き合える方がうらやましいですが、私の場合はそれが無理です。

 自分の頭の中にあること、自分が進んでいくステップをスケジュールに落とすことによって、着実な一歩を踏み出せるようにしています。4年前に独立をしてから、スケジューリングについて試行錯誤をしてきました。そのナレッジについて紹介します。

 私の場合、スケジュールのすべてをGoogleカレンダーで管理しています。Googleが提供している無料のツールです。GoogleのID(Gmailアドレス)があれば利用することが可能です。手帳や他での管理はおこなわず、Googleカレンダーで予定を一元的に管理しています。

Googleカレンダーを活用する4つのポイント

 まず1つ目のポイントは「スケジュールの一元管理」です。

 Googleカレンダーでは、アポイントの予定だけではなく、移動時間・起床時間だけではなく睡眠時間まで、1日のすべての時間をスケジューリングしています。人間は朝起きてから夜寝るまで何かをしています。厳密にいえば、寝ている間も「寝る」という行為をおこなっています。これをすべてスケジュールに入れているのです。ですから、私のGoogleカレンダーには「穴」がありません。

 2つ目のポイントは「スケジュールの『穴』を作らない」です。

 Googleカレンダー上のスケジュールは最低1ヵ月先までは作成しています。すでにアポイント等の予定が入っている場合は、スケジュールが埋まります。アポイントがあれば前後に移動時間が入ります。それもスケジュールに入れます。アポイントのために資料作成の必要がある場合があります。もしくは、アポイント後に資料作成が必要になる場合もあります。どちらもスケジュールに入れます。

 というように、1つの予定が決まっていると必ず前後に入る事象が生まれるわけです。これをおこなうとスケジュールが少しずつ設定されていきます。同時に、起床時間・睡眠時間は例えば「24時から7時まで睡眠」「7時から8時までは朝食・家事など」というように固定で1ヵ月分スケジュールを作成していきます。

 3つ目のポイントは「スケジュールに付随するスケジュールを予測する」です。

 当然1ヵ月先まですべてアポイントが決まっていることはありませんし、業務として何をするかが詳細に決まっているわけでもありません。アポイント時間、付随する業務時間、移動時間、睡眠時間、起床時間をまず設定し残った時間を、仕事の時間とプライベートの時間に分けます。

 はっきりと勤務時間が決まっている場合は、「9時~17時」というように仕事の時間がはっきりするでしょう。その場合は、仕事時間という設定でスケジュールを入力します。土日祝日などはプライベート時間の設定で入力します。このとき重要なのは、特に何をするかが決まっていなくても「時間を先に取って用意をしておく」ことです。

 4つ目のポイントは「時間をつくっておく」です。

 この4つのポイントを押さえてスケジュールを作成すると予定を組むのが少しずつ上手くなってきます。ToDoにいつも悩まされている方はぜひチャレンジしてみてください。

 人間は1度に1つのことしかできません。最高に効率的に、最高のパフォーマンスを出すためには「いまに集中」するしかないと思います。スケジュール管理に上手くなることで、より「いまに集中」できる状態をつくっていってください。

 スケジュール管理については、2016年に特別篇としてECMJセミナーでおこなってみようかと思っています。

 おわり。

カテゴリー: 0.ECMJコラムALL, 7.Eコマースのひと工夫

ishida

石田 麻琴 / コンサルタント

株式会社ECマーケティング人財育成・代表取締役。 早稲田大学卒業後、Eコマース事業会社でネットショップ責任者を6年間経験。 BPIA常務理事。協同組合ワイズ総研理事。中小機構販路開拓支援アドバイザー。