メールをフォルダ分けせず、集約させてすべてチェック【no.1531】

 メールを自動的にフォルダ分けしないようにしている。

*昔は細かくフォルダ分けをおこなっていた

 ネットショップの店長を務めていた前職時代はメールのフォルダ分けはきっちりとおこなっていた。ネットショップの管理をやっていると様々なメールが届く。

 社内の人間からのメールはもちろんのこと、ネットショップシステムから飛んでくる自動メール、自社からお客様に送信したメール、お客様からの問い合わせメール、興味や調査などのために読んでいるメールマガジン、名刺交換をした他社の方からのメールなどなど。それぞれを細かく分けたフォルダに直接飛ぶようにフィルタリングをおこなっていた。

 ただ、いまでは自動的なフォルダ分けをやめて、手動でフォルダ分けをするようにしている。

*飛んできたメールを基本的にはすべて目を通す

 私宛、ECMJ宛に届いたメールは基本的にすべて目を通すようにしている。自動でのフォルダ分けをしていないので、メールはすべて受信トレイ(受信ボックス)の中に届く。なので、私は受信トレイの中だけをみていれば新しいメールを見逃すことはない。

 これが自動でのフォルダ分けをしていると、新しく受信したメールが複数のボックスに分けられてしまう。未確認のメールのうち一番時間が経ってしまっているメールがどこに入っているかがわからないし、フォルダの中に未読メールが溜まっていたら、どこに新しい未読メールが入ってしまったのかすらわからない。

 受信トレイに新しいメールを集中させておけば、受信トレイに残っているメールのうち一番下にあるものが「一番古い」メールだと直感的にわかる。基本的にメールは届いた順番に確認していく。前後の理解を不要にするためでもあるし、先に送ってくれた方への返信や対応を優先したほうが良いと思っているからになる。

*実際のメールの運用方法

 自動的にフォルダ分けをする設定にはしていないが、フォルダがないわけではない。フォルダの分け方としては「確認済み」「(対応)済み」「契約」「メールマガジン」「問い合わせ・会社説明会」の基本的に5つだけ。これらのフォルダに手動でメールを分けていく。

 実際のメールの運用方法としてはこうだ。

 メールの受信トレイを開く。受信トレイにメールが入っていたらメールを「古い順」に確認する。不要なメールは削除する。内容的に要件が済んでいるメールは「(対応)済み」のフォルダに入れる。何らかの対応が必要なメールは「確認済み」に入れる。「契約」はセミナーの申込受領メールや航空券の予約メールなど申込・決済に関するメールを入れる。「メールマガジン」はまさしくメルマガを入れる。「問い合わせ・会社説明会」にはECMJサイト経由でいただいたメールを入れる。

 ポイントは受信トレイの中のメールを確認した際に「メールをひとつも残さない」ところにある。受信トレイで確認されたメールは必ずいずれかのフォルダに移動される。この行動をパソコン・スマートフォンを使って1日に数十回行なう。

*情報を見逃さず、適切に素早く対応する

 メール管理で大切なことは、まず「情報を見逃さない」ということだと思う。窮屈ではあるがメールとはいえ「見逃した側」の管理能力が問われる時代だから、これは仕方がない。受信トレイにメールを集約させることで見逃しに対応させている。フォルダ分けを自動で行っていると、どうしても新規のメールが埋もれてします。

 そしてもうひとつ大切なのは「素早く対応する」こと。けっして簡単ではないが、メールをやり取りしている相手としては「メールを投げたときが情報の返信が欲しいとき」であるはず。「ヒマに思われたら嫌だな」などと心配している場合ではない。とにかく「第一レスポンス」が大切だと思う。