著者:石田 麻琴

「自分との約束を守る」ための「時間管理術」。その4【no.1717】

 「自分との約束」を守るための「時間管理」の話、その4です。

*「考える」ことさえスケジュールに入れ込む

 前々回、前回に紹介した工程分けの他に、「考える」からスケジュールに入れ込んでください。何かの業務をおこなうとき、その業務を工程分けしてスケジュールに入れていくのですが、「工程を考える」からスケジュールに入れてもらって結構です。むしろ「考える」は積極的にスケジューリングに入れていきましょう。

 「会社の課題を考える」「課題を解決する方法を考える」「いま現在の自分が不安に思っていることは何かを考える」など。スケジュールには通常、アポイントのスケジュールや具体業務(ミーティング含め)のスケジュールを入れることが多いですが、「時間管理」術においては「考える」でさえスケジュールに入れて結構です。何をするにも、たとえ短時間でも「考える」時間は必要でしょう。

 同様に「誰かに聞く」もスケジュールに積極的に入れていってください。若干、アポイントやミーティングと近い感じもしますが、「課題の解決策について、知っていそうな、ヒントをくれそうな人に聞く」というようなものをスケジュールに入れるのは珍しいかと思います。どんどんスケジュールに入れていってもらって問題ありません。

*頭の中にあることをできるだけスケジュールに落とす

 とにかく頭の中にあるものをできるだけスケジュールに落とし込んでいくことが大切です。頭の中とスケジュールを繋ぐのは「紙とペン」です。「ホワイトボードとマーカー」でも良いですし「パソコンとキーボード」でも構いません。自分のやりやすい方法で良いですが、個人的には直感的に描くことができる(図やイラスト含め)「紙とペン」か「ホワイトボードとマーカー」がおすすめです。

 まずは「課題の所在」を考えること。そしてその課題に対する「解決策」を考えること。そして、その解決策を「具体策」に落としこんでいくこと。もしかしたら具体策を決めるにあたって「誰かに聞く」の工程も入るかもしれません。この手順で考えていけば、少しずつでも解決のイメージが湧いてきそうです。この工程をスケジュールに落としていくのです。これをおこなうことで、依頼の漏れも減ります。気づいたときに「ヤバい!」ということも減るはずです。

*気分に合わせてスケジュールを変えていく

 工程を細かく分けることができれば、打ち合わせと打ち合わせの間や外出するまでのちょっとした時間などで仕事を入れこむことができます。工程分けをせず。「資料作成」というようなドドーン!としたタスクにしていると隙間時間に入れ込むことができません。また前回のコラムで触れたように、スケジュールを前倒しにしておけば仕事の優先順位を意図的に操作することができます。空いている時間スペースに合った仕事を入れ込めるわけです。

 これが納期や期限ギリギリに合わせてスケジュールを組んでいると、目先の時間でやらなければいけないことが限定されます。この限定が不安やストレスを生み、「定時後にみんなが帰って落ち着いてからやろう」とか「土日に出勤してひとりで進めよう」になっていくのです。「時間管理」を徹底することによって、状況に合わせてスケジュールを組みなおすことができます。

 「今日はこの仕事やりたくないな」「この仕事と一緒にこの仕事もやってしまおう」「エクセル仕事は夕方の時間帯に」みたいな自分自身の体調や感情に合わせた仕事のリズムがあると思います。モチベーションが高くバリバリのっているときもあれば、テンションが落ちているときもあるはずです。「時間管理」をおこなえば状況に合わせて仕事を決めることができます。時間の組み方が限定されるようなスケジューリングは必要なもの以外は避けたいところです。