著者:石田 麻琴

「属人的な業務」を無くすためにやりたいこと。後編【no.0751】

 「属人的な業務」を無くすためにやりたいこと。(前回はこちら

 まずは、「属人的な業務をなくすためのプロジェクトチーム」を結成しましょう。プロジェクトのコアメンバーは5~6人でお願いします。7人以上になると、どうしてもミーティングで発言をしない人が出てしまったり、話題がふたつに分かれてしまったりします。全員がミーティングに参加している感があり、当事者意識をもって臨めるのが5~6人なのです。

定期的なミーティングで着実に課題をつぶす

 プロジェクトチームは定期的に集まって、課題解決の進捗を確認します。

1.ミーティングの内容は、「属人的な業務」課題解決の進捗状況確認
2.課題解決アプローチの整理・案だし
3.新しい「属人的な業務」課題の抽出
4.次回のミーティングまでに各人がどんなアプローチをおこなうのかの確認

 全部で4点です。

 ミーティングは週1回1時間、もしくは隔週1回1時間程度で良いと思います。あまり大掛かりなテーマでもないですし、本業とは別のプロジェクトになるからです。また、(結果として)コストを抑えるための取り組みであり、直接的に売上に繋がるプロジェクトというわけでもありません。ただ、「属人的な業務」は常にどこかで顔を出してきますから、一度で終わりではなく「継続する」ことを前提としてミーティングを組んでいくのが望ましいと思います。

「課題解決管理表」を作成する

 ミーティングを進めるに際して、その軸となる「属人的な業務課題解決管理エクセル」を作成します。略して「課題解決管理表」です。この「課題解決管理表」で、解決すべき「属人的な業務」とその解決策・アプローチ、課題解決評価、解決へのボトルネック、開始日付・終了日付などを管理していきます。プロジェクトチームの誰かひとり(主にリーダー)に、この「課題解決管理表」の管理を委任します。プロジェクトメンバーからの報告をまとめて、管理表に入力・アップデートするのが仕事です。

 プロジェクトメンバーは、「課題解決管理表」を確認しながら、前回のミーティングから今回のミーティングまでの取り組みを共有します。前回のミーティングにおいて約束されたアプローチができていない場合、「なぜできなかったのか」を共有してください。もちろん理由は様々あるでしょうから、これは「できていない」ことを批判する場面ではありません。お互いにどうヘルプを出せるのかをメンバー同士で考えましょう。

 進捗が思うように進まない課題については、新しい解決策を検討します。次の施策というわけです。また、ミーティングまでの間に新しく「属人的な業務」として仲間入りをする項目もあるでしょう。こちらも、合わせてプロジェクトチームで共有し、「課題解決管理表」に加えていきます。ミーティングを進める中で確認があるとは思いますが、最後に「いつまでに誰が何をやるのか」を確認してミーティングは終了です。時間を1時間とっていたとしても、30分で内容が決まったら終了で構いません。残りの30分間、課題解決の実践をおこなった方が有意義です。

「属人的な業務」をなくすための方法はシンプル

 短めのミーティングを定期的に設定して、PDCAを繰り返していけば、着実に課題は解決していきます。

 やはり重要なのは、「属人的な業務を解決する」と決め、「定期的な見直しをかける」ことではないでしょうか。「できるときに」「やりたいときに」「気になったときに」という考え方は、裏を返せば「ずっと着手しなくてもよい」ということです。

 プロジェクトメンバーをしっかり決め、定期的に進捗を確認する時間と場を設け、課題解決の管理表を運用していき、「自助努力」で「属人的な業務」をなくしていきましょう。

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