著者:石田 麻琴

「属人的な業務」を無くすためにやりたいこと。前編【no.0743】

 

「うちの会社って属人的なんですよね」

と、しばしば聞くことがあります。

感覚的には、経営者ではなくてスタッフの皆さんが

「うちの会社って属人的なんですよね」

と言っていることが多いように感じます。

 「属人的な組織をカイゼンするために」というところがテーマになりますが、その前になぜ「属人的な組織」ができてしまうのかを述べてみます。

point1:経営者との「属人的」の感覚が異なる

 経営者というのは「売上と利益」を優先度を高くして考えています。もちろん「属人的な組織をなくす」「仕組み化を進める」も重要なタスクではありますが、頭の中は「売上と利益」でいっぱいです。極端な話をすれば、たとえ属人的だったとしても、いま会社が回っていて「売上と利益」があればそれでOKだと思っているとも言えます。経営者とスタッフの皆さんの「属人的」の感覚が異なるのです。これが「うちの会社って属人的なんですよね」に繋がっていきます。

Point2:現場のことをわかっていない可能性

 単純に、経営者があまり現場のことをわかっていない、という可能性もなくはありません。10人20人までの組織であれば、経営者が全体を見回すことができますが、それ以上になると「その業務が属人化しているのか否か」を見極めるのは難しくなります。「属人化」を気にしているのは実際の業務を持っているスタッフ自身です。1つ上の上司、2つ上の上司と、上にいけばいくほど現場感はなくなっていきます。「仕組み化と属人的のズレ」が経営者とスタッフの間に起こる可能性も低くはありません。

Point3:あえて業務を属人化させたままにしている

 意外に思われるかもしれませんが「あえて業務を属人化させたままにしている」という可能性もあります。「仕組み化」「マニュアル化」を進めると、ノウハウが紙やデータに残り外部に流出してしまう可能性があります。また「誰でも簡単にできる」ところに業務を落とし込むとサービスを広く提供することができるようになりますが、その分業務に対する付加価値がなくなります。現場のスタッフの皆さんが「うちの会社って属人的なんですよね」と思っていたとしても、実はそれが会社の価値である可能性があるのです。

 

 とはいえ、業務が属人的になっている組織は困ります。特定の人間しかできない業務があると全体の流れが滞ります。退職するという話になった場合の引き継ぎが大変です。属人的な業務は時間によって培われた「経験とスキル」によって成り立っていることが多いですから、そう簡単に引き継げるものではありません。新しい業務を担当者に任せようとしたとしても、属人的な業務を手放しきれないため仕事が中途半端に手元に残ります。結果的に新しい業務でのパフォーマンスが不十分になり、場合によっては共倒れになってしまいます。

 しかしながら、経営者もスタッフの皆さんも「属人的な業務」に気づいていながら、なかなかカイゼンには至らないものです。なぜなら「いまは現状のルーチンで回ってしまっているから」なんですよね。一時的に担当者が病欠したり夏休みを取ったりして「属人的な業務」に困ったとしても、何とか乗り切ってしまうんですよね。その時は「属人的な業務っていやだな~」と思ったとしても、次の日からはまた普通のルーチンに戻ってしまいます。ルーチンの流れで仕事をやっていた方が、やっぱり気持ちがいいのです。

 さて、そんな中で「属人的な業務」をなくすための方法です。

 まずは、

「属人的な業務をなくすプロジェクトチーム」

 を結成しましょう。

 プロジェクトチームのコアメンバーは5~6人でお願いします。

 

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2 コメント

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