著者:石田 麻琴

「習慣化」するための工夫。「習慣化」しないための工夫【no.1632】

 やらなきゃいかんのだけど、いまやらなくてもいいことってありますよね。代表的なものだと、掃除とか整理整頓とか、インターネット・デジタルの仕事だとデータの整備だったり新着情報の更新だったり、まあいろいろとあります。

 やらなきゃいかんのだけど、いまやらなくてもいいことはけっして「やらなくていいこと」ではなく、さらにいえば「やらないと雰囲気が緩んでいく」ことだったりします。まあ「ちゃんとやった方がいいこと」であることは間違いないわけですね。

 ただ、それをわかっていてもできないのが人間というもの。これを打破するためには自らにルールを課して「習慣化」するしかありません。

*「習慣化」するために時間を決めること

 掃除、整理整頓、データ整備、新着情報の更新。デスクの周りが散らかり続けている人や新着情報が「年末年始のお知らせ」のままになっている会社ってありますよね。本人も気づいていないわけではないし、やる気がないわけでもない。しかも「やれないような難しいことでもない」のですが、ズルズル目をそらしているうちに仕事もルーズになっている・・。

 大切なのは「時間を決めること」です。月曜日の朝9時から30分間掃除をする。金曜日の定時前の30分間でデスクの整理整頓をする。月頭の1日にデータの整備をおこなう。合わせてホームページの新着情報の更新をおこなう。最初から「やる日と時間」を決めておけばいいのです。そして大切なのは「やる日と時間」を頭の中に入れておくのではなく、スケジュール表に書き出してしまうこと。決めた時点で「時間を取る」わけですね。

 一度取った時間は原則としてズラしてはいけません。何かの都合(お客様からのアポイントとか資料作成とか)でスケジュール自体を消してしまうなんてのはもってのほかです。「忙しかったらやらなくても良い」という新しい原則をつくってはいけません。

*「習慣化」するための工夫。「習慣化」しないための工夫

 前述したように「明確に時間を決めておく」ことができれば必ず施行され、それが続いていくと「やらなくては気持ち悪い」状態になり、自ら自然に手が動くようになるとめでたく「習慣化」したということになります。時間を決めておくことが理想ではありますが、ちょっとしたことであれば工夫によって「習慣化」に近づけることが可能です。

 たとえば「探さなければいけない」状態は「習慣化」を阻害する原因になるのではないでしょうか。逆にいえば、「探さなければいけない」状態にすることで「習慣化」を阻害することができるようになるということでもあります。

 パソコン仕事をおこなう中で「探さなければいけない」状態をつくってしまうのが、エクセルやワード、パワーポイントなどデータ資料のフォルダ分けです。必要な書類の場所がわからないと、ルーチンから徐々に外れていきます。デスクトップ画面も一緒ですね。「いちいちデータ資料を探す」状態だと、探すことにも労力が割かれてしまいます。あとはブラウザのブックマークなど。私はブックマーク上でアイコンしか表示しない工夫をしています。50個くらいブックマークが同時に表示されるので効率的です。

 逆に「探さなければいけない」状態にすることで「習慣化」を阻害する方法です。よくあるのが家に帰るとどうしてもテレビをつけてしまう人。テレビのリモコンを面倒な場所においたり、テレビの電源を抜いておくなどの工夫で「そこまででもない」時間を使わない習慣がつきます。あとはスマホ。どうしてもスマホをいじって時間を使ってしまうなら、ゲームやメディア系のアプリをフォルダの階層深くに入れてしまいましょう。ちょっとずつ「悪しき習慣」から抜け出せるはずです。