著者:石田 麻琴

未読メールを「常にゼロ」にして最新の情報を掴む【no.1666】

(2018年9月のコラムです)

 お客様や社内の連絡手段としてメールをメインで使っている人が多いかと思います。新しい会社、ベンチャー企業だとチャットワークやスラック、facebookメッセンジャーを使って情報共有をしているところもあると思いますが、いずれの会社でも対応している連絡手段というと未だにメールなのではないかと思います。

 今回はメールの運用方法について、です。

*メールを送信したときが、相手が知りたいとき

 メールボックスに大量の未読メールが残っている。メールばっかりをみていると他の仕事が手につかなくなる。メールの対応をしているだけで午前の仕事が終わってしまう。いつなんどきも送られ続けてくるメールというものがうざったい人もいるかと思います。

 ただ、考えてもらいたいのはメールを送信した相手がメールを書いて送ったときが一番返信が欲しいときであるということです。もちろん送信者の気持ちとして「すぐでなくてもいいから電話はしなくていいか。メールで送って返信を待とう」と思っている場合が普通だと思います。でも内心は「すぐに返信が欲しい」と思っているはずですし、早い返信を期待しているはずです。

 相手のコールに対して早いレスポンスをおこなうことができれば、相手の期待値を上回ることができます。もちろん返信が早ければ早いほど、次の展開に繋がりやすい部分もあるでしょう。問題は、レスポンスを早めるためのコツになると思います。

*受信したメールは閲覧直後に返信をする

 メールの運用方法には大きく分けて二種類があります。

 ひとつはフォルダ分け。受信メールアドレスや送信メールアドレスによってメールが自動でフォルダに振り分けられるように設定をしておきます。フォルダを分けておくことによって、レスポンスの優先順位をつけたり、レスポンスの際の対応をフォルダごとにまとめてできたりするのが特徴です。

 もうひとつが受けた順対応です。フォルダの作成はしておくものの、受信メールの自動振り分けをおこなわない方法です。メールは一元的に受信ボックスに落ちてきます。各フォルダを確認せず、受信ボックス一か所だけを確認して、メールを受信した順番に対応していきます。対応したものから、作成したフォルダに放り込む形式です。

 後者の方法はあまり馴染みがないかもしれませんが、何を隠そう私は後者派です。以前は前者の方法でメールを管理していましたが、フォルダ間の受信順番がわからないのと自動設定による見逃しがあったので「受信ボックス一元管理」パターンに変えました。

*大切なのは未読メールを「常にゼロ」にしておくこと

 「フォルダ自動振り分け」パターンでメールを運用するにせよ、「受信ボックス一元管理」パターンでメールを運用するにせよ、大切なのはメールボックス内の未読メールを「常にゼロ」にしておくことです。いずれのパターンで運用していても未読のメールが常にゼロであれば、新しく受信したメールがどれなのか(どのフォルダに入ったのか)すぐに見つけることができます。

 未読メールが常にたまっている状態だと、新しいメールを受信したとしても感覚的に気づくことができません。フォルダを見返したり、受信ボックスを見直したりすることで新しく受信したメールに気づくことになります。未読メールが残っているか否かでレスポンスに差が出るわけです。そのためにもまず、「朝メールボックスを開けたときに未読メールがない状態にしておく」癖をつけてください。この習慣がつくと、メールボックスに未読メールが入っているのがだんだんと気持ち悪くなってきます。常に新しい情報を鮮度の高い状態で取り続けるサイクルが出来上がるのです。

 未読メール「常にゼロ」を目指しましょう。