著者:石田 麻琴

淡々と「たくさん」の仕事をこなすため、時間管理に上手くなる【no.1697】

 2019年年明けのECMJコラム【no.1695】【no.1696】で「淡々と仕事を進める」ためのポイントについて紹介している。成果をつくるのは突発的なアイデアやラッキーパンチではなく、継続の積み重ねによるものであり、継続をするためには「淡々と仕事を進める」ことがポイントになるというわけだ。

*淡々と「たくさんの仕事の量」をこなす

 「淡々と仕事を進める」ためのポイントをおさえることができると、たくさんの仕事の量をこなせるようになる。基本的な考え方として、質を上げるのは量であり、量をこなさないと自分自身の中での「質に対する気づき」が生まれない。たくさんの仕事量をこなすことによって、お客様に満足してもらうためのポイントに「自分自身で気づく」ことができる。

 この「自分自身で気づく」というところが非常に重要で、人間は「他人に教えられたこと」よりも「自分で気づいたこと」の方がはるかに身に付きやすい。他人から指摘されても直らなかったことでも、自分で気づけば一発で正すことができる。ECMJのコンサルティングも「教える」ことより「気づいてもらう」ことに重点を置いている。「気づく」ためのルーチンをつくるのがコンサルの役目で、あくまで商売のポイントに気づいて行動をするのは現場の皆さんという考え方になる。

*「たくさんの仕事の量」をこなすには、時間管理が必要

 「淡々と仕事を進める」ためのポイントをおさえると、感情が振れて手が止まってしまうような事態を自分自身で防げるようになるのでたくさんの仕事の量をこなせるようになる。しかし「たくさんの仕事の量をこなす」といっても、人間の時間は有限である。仕事の時間だけではなく、食事の時間や睡眠時間の他、プライベートの時間も必要になる。仕事の量を際限なく増やし続けることはできない。そこで大切になるのは「時間管理」ということになる。

 もちろん、最初から「高い質」の仕事ができれば短時間の仕事で良いのかもしれないが、最初からそこを目指すのは不可能。また世の中の一流と呼ばれる人間を見るかぎり、たとえその分野で超一流になったとしても「仕事の量」をこなさなくなるということはない。やはり自分がいずれ大きく成長したとしても「時間管理」は大切であり続けるわけだ。

*まずは自分たちの仕事をスケジュールに書き出すことから

 「私はキャパオーバーです」「もうこれ以上仕事をすることはできません」「僕はいっぱいいっぱいです」なんて言葉が会社のメンバーから出てくることがあると思う。けっして「もっと働け」とか「仕事の量をこなせ」と強制をしているわけではない。ただ、現状仮に自分のキャパシティがいっぱいだったとして、なおかつ思ったような成果が出ていないとすれば、何かを変えなくてはいけないはずである。

 まずは1ヵ月。自分自身の仕事をスケジュールに書き出すことをしてもらいたい。1ヵ月が難しければ10日でも一週間でもいい。そしてのスケジュールは誰に見せるものでもない。自分自身(もしくは自分たちのチーム)だけで確認するものになる。このスケジュールを上司に見せて「まだまだ仕事ができるじゃないか」などと言われることはないから、正直に仕事をスケジュールに落とし込んでみて欲しい。

 そしてここでのポイントは「できるだけ小分けにして仕事をスケジュールに落とす」ということである。朝9時から夕方18時までを「仕事」というひとつのスケジュールに落としていては、どこをどう改善すればいいかアイデアの浮かびようがない。「資料作成」「ミーティング(会議・アポイント)」「事務処理」「移動」などに小分けにできると思う。そしてできればもう一段階、「工程分け」をすると「時間管理」がより上手になる。