著者:石田 麻琴

会議で議論が煮詰まった場合どうするか?【no.1834】

 定例の進捗確認の会議や上長が方針を一方的に共有する会議ではあまりないことですが、通常の会議では議論が煮詰まることも多いかと思います。

 企業のマーケティング会議においても、詰まるところは「いつまでに誰が何をするか」を決めることがポイントですから、やはり議論が煮詰まることが多くあります。ましてやWEB会議の割合が増えたことで、場の雰囲気が掴みづらくなっていますから、煮詰まった議論をどう進めていくかは会議の成果をより左右していくことでしょう。

 今回のECMJコラムでは煮詰まった議論をいかにして進めていくか、についてご紹介をします。

*進捗させる気があるからこそ、議論は煮詰まる

 まず前提としたいのは、マーケティングを進捗させる意識があるからこそ、議論は煮詰まるということです。前述したとおり、マーケティング会議のポイントは詰まるところ「いつまでに誰が何をするか」ですから、議論の行く先は必ず何かの実践事項になるわけです。ですので、議論が煮詰まるのは決して悪いことではありません。

 冒頭のとおり、定例会議での進捗報告や上長の方針共有では議論が煮詰まることはありません。議論が煮詰まるのは「成長の過程」としてポジティブに捉えましょう。ただし、議論が煮詰まるばかりで「いつまでに誰が何をするか」が一向に決まらないのは問題です。

*ファシリテーター、議長を決める

 議論が進まないことを避けるために、会議のファシリテーターや議長を決め、ファシリテーターや議長の進行に倣って会議を進めることが大切です。会議が詰まったとき、議論が煮詰まったときに「その場をどうするかを決める」人を事前に決めておくことで、進行をスムーズにすることができます。

 会議が詰まったとき、議論が煮詰まったときに「誰かが何かを言い出すのを待ったまま時間だけが過ぎる」ような状態はできるだけ避けたいところです。

*アジェンダとゴールを用意する

 会議を進める際、議論を始める際にアジェンダ(議題)と議論のゴールを用意しておくことで進行をスムーズにすることができます。会議の内容が事前に共有されていれば、時間内でアジェンダを終わらせようという意識が持たれますし、議題に対してのアイデアを事前に考えておくこともできます。

 またここでポイントになるのは「アジェンダに載っていない議論はしない」ということです。会議で議論をする中で「新しい議題」に当たることがあります。そのような新しい議題については、その場で議論するのではなく、情報を整理してまた時間を改めて議論をすることが大切です。

*落としどころを判断する

 最初に紹介したとおり会議のファシリテーターや議長役が会議の進行をコントロールしていきます。議論が煮詰まったときのファシリテーター、議長の判断、落としどころを決めるコツを紹介します。

 落としどころの1つは議論が煮詰まったときに「この場(会議)では結論を出さない」と決めることです。この場合、煮詰まっているポイントを整理、解体して改めて会議を設定する必要があります。

 もうひとつは「決められることを探す」ことです。「●●をやるということは決める」「××をやらないということは決める」など、会議のメンバーの意識にある共通項を探してひとまずの落としどころを作ります。次回の会議で詳細を詰めることになりますが、前進はするわけです。

 最後に、勇気をもって「ペンディング(保留)」とすることです。緊急性のある課題でなければ、いずれ再度当たる問題だと捉え、そのときまで議論を保留します。この「ペンディング(保留)」を乱発するのは良くないですが、ファシリテーターや議長の判断として落としどころにするのもありです。