著者:石田 麻琴

お忙しいみなさんに贈る、時間のつかい方ノウハウ④【no.1932】

(前回のコラムのつづき)

 時間の使いかたに上手くなろうシリーズの最終回です。前回までの3回のコラムで「会議やアポイント以外のタスクもスケジューリングしておくこと」「仕事を工程分けしてスムーズに取り組んでいくこと」をお伝えしました。仕事のスケジュールが頭の中にある状態ではなく、スケジュール上にある状態が徹底できれば、もっといまの仕事に集中することができるはずです。

 さて、大切なのは「前倒しで仕事を進める」ということです。これがなかなか難しいことではあるのですが、スケジューリングと工程分けのテクニックを使うと、時間のやり繰りが上手くなりますし、仕事への取り掛かりがスムーズになります。その結果、仕事を先に先に進めることができるはずです。なので、「タスクのスケジューリング」と「仕事の工程分け」ができていれば「前倒しで仕事を進める」ことも簡単になります。

 仕事というのはボールを持っているとなかなか心が休まることがありません。期限や納期にたいしてギリギリでスケジュールを組む習慣ができてしまうと、プライベートの時間を削らなければいけなかったり、睡眠時間や家族・友人との時間を削らなければいけなかったりします。体力的にも精神的にも良い状態ではありませんよね。

 大切なのは「いまこの時間をつかう」ことについて「自分自身が選択権をもつ」ことで、自分自身で仕事の選択権をもつことができればもっと時間を有効に使えるようになるんですよね。極端にいえば気が向かない仕事は後回しにできるし、体調がすぐれなければ休むこともできます。残業や休日出勤というのは、できれば自分自身が仕事の選択権をもつサイクルに戻すためのものとして使いたいですよね。「前倒しで仕事を進める」を覚えておいてください。

 仕事というのは会社ないし自分の中からわきあがってきた「課題」にたいして「どうすれば解決できそうか」を考え「自分がやることと人にお願いすること」を整理し「期限までにスケジューリングおこなう」ことです。いわゆる「結果を出す」という言葉がありますが、結果を出すとはもちろん「良い結果」であれば理想ですが、「悪い結果」でも次につなげられるならば良いわけで、一番良くないのは「結果がわからない」ことです。これではサイクルが回りません。

 この「課題を洗い出す→やることを考える→スケジュールに落とし込む」というサイクルをいかに回していくかが重要であり、このサイクルをつくるための「時間」自体を別で用意した方がいいんですね。たとえば、毎朝の朝礼の後に毎回30分時間をとり「課題を洗い出す→やることを考える→スケジュールに落とし込む」の仕事をおこなうわけです。ポイントはこの時間自体をスケジューリングしてしまうことなんですね。

 私の場合は、朝最初の仕事としてこの仕事をスケジューリングしています。スケジュール上のタイトルは「課題整理」で毎朝30分間、Googleカレンダーでは平日毎日の設定をして自動的にスケジューリングされる設定にしています。そして「課題整理」をおこなう用のノートを用意して、毎朝そこに現在の課題を書き加え、そのままGoogleカレンダーのスケジュールに載せていくんですね。これを毎日繰り返しています。

 ちなみに「課題」への取り組み方には様々な手法があって、課題に対しての「やること」を月曜日にあげ、金曜日までに取り組まなかったものについては「削除してしまう」という人もいます。なぜ「削除する」のかというと、その週に取り組まなかったということは「やることとして挙げたけれど重要性は低かった」ことになる可能性があるからです。そしてもし重要性が高ければ「翌週の月曜日にもう一度『やること』として挙がってくるはずだ」ってことなんですね。この考え方も面白いですよね。